Wie Ihre Daten bei Sprachdienstleistern geschützt werden

Wissen Sie, was ein Zettabyte ist? Nein? Wir wussten es auch nicht, bis die Recherche für diesen Blogbeitrag begann. Ein Zettabyte ist eine Maßeinheit zur Beschreibung einer riesigen Speicherkapazität für elektronische Informationen. Es ist sowas wie ein Megabyte, das wir vom Smartphone oder dem Laptop kennen, nur viel größer. Ein Zettabyte entspricht annähernd einer Milliarde Terabyte,

also einer unglaublich großen Menge an Daten.

Bis 2025 werden Schätzungen zufolge weltweit 200 Zettabyte Daten in der Cloud gespeichert. Das ist etwa die Hälfte aller Daten, die je erstellt wurden und weit mehr als die nur 25 Prozent, die noch 2015 gespeichert wurden. Die schiere Menge an Daten, die wir erstellen und dann schützen müssen, nimmt also rasant zu. Und deren Schutz hat oberste Priorität.

Was ist Cybersicherheit eigentlich?

Darunter versteht man alle Maßnahmen, die zum Schutz unserer digitalen Daten und Tools vor kriminellen Angriffen ergriffen werden. Durch Cybersicherheit lassen sich die Auswirkungen von Sicherheitsverletzungen in unseren Computernetzwerken, Geräten, Anwendungen und unserer Software verhindern oder zumindest begrenzen. Wir verbringen unser Leben zunehmend online. Und obwohl nach Einschätzung der UNO derzeit nur etwa die Hälfte der Weltbevölkerung einen Internetzugang hat, wird diese Zahl in den nächsten fünf Jahren rapide steigen. Das macht den Schutz digitaler Ressourcen umso wichtiger.

Die weitreichenden Auswirkungen des Ausfalls der IT-Systeme am 19^. Juli haben uns einmal mehr vor Augen geführt, wie vernetzt unsere Cloud-Systeme und Online-Sicherheit sind. Menschen und Organisationen auf der ganzen Welt haben durch den Vorfall Schäden erlitten. Und obwohl es kein bösartiger Angriff war, wurde klar, wie wichtig der Schutz digitaler Daten und Netzwerke für alle geworden ist.

Untersuchungen bei IBM haben ergeben, dass jede Datenschutzverletzung weltweit durchschnittlich 4,88 Mio. US-Dollar kostet. Diese Summe allein zeigt, welch hohe wirtschaftliche Schäden entstehen können. Und viele von uns wissen leider auch aus persönlicher Erfahrung, was Malware und Phishing anrichten können.

Folglich hat jeder Zusammenbruch der Cybersicherheit, egal ob er durch Cyberkriminalität oder technisches Versagen entsteht, erhebliche Auswirkungen auf uns alle.

Welche Arten von Daten werden von Übersetzern verarbeitet?

In der Sprachbranche werden täglich erhebliche Datenmengen verarbeitet, erstellt und gespeichert. Aus diesem Grund kommt dem Schutz dieser Daten ein so hoher Stellenwert zu.

Die Art der für die Übersetzung verarbeiteten Daten kann dabei sehr unterschiedlich sein. Geburtsurkunden, Pässe, Krankenakten und andere wichtige Identitätsdokumente, die detaillierte personenbezogene Daten enthalten, werden regelmäßig in andere Sprachen übersetzt. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren müssen häufig juristische Unterlagen oder Dokumente von Anwälten in andere Sprachen übertragen werden. Finanzunterlagen von Unternehmen oder Bankinstituten müssen u. U. mehrsprachig sein. Und Patente bzw. andere Formen geistigen Eigentums können ihre Wirkung im Ausland nur entfalten, wenn sie in anderen Amtssprachen vorliegen.

Dazu kommt, dass diese zu übersetzenden Daten in vielen verschiedenen Formaten kommen. Sprachdienstleister verarbeiten regelmäßig eine Vielzahl von Text-, Video- und Audiodateien.

Die Liste der von Sprachdienstleistern übersetzten Texte ist lang, vielfältig und ändert sich täglich. Wöchentlich erhalten und versenden sie alle der genannten Dateitypen von und an Kunden aus allen Bereichen der Industrie auf der ganzen Welt. Der Erhalt vertraulicher, sensibler und wertvoller Informationen gehört quasi zur DNA eines Übersetzungsunternehmens.

Jede Verletzung der Datensicherheit im Übersetzungsablauf ist daher ein ernstzunehmender Vorfall mit potenziell schwerwiegenden Folgen für die Kunden. Dazu können rechtliche Schritte, die Rufschädigung der Marke, finanzielle Verluste und vor allem ein Vertrauensverlust bei hart erkämpften Kunden gehören.

Schwachstellen im Übersetzungsablauf

Auch für Sprachdienstleister können die Folgen von Datenschutzverletzungen gravierend sein. Deshalb schenken sie den anfälligsten Bereichen des Übersetzungsprozesses besondere Aufmerksamkeit. Folgende Bereiche bergen die höchsten Risiken:

• Datenübertragungen über ungesicherte Kanäle wie E-Mail
• Cloud-Speicher, sofern die Umgebung nicht reguliert ist
• Menschliches Versagen durch versehentliche Freigabe von Daten auf ungesicherten Geräten
• Cyberangriffe, z. B. durch Ransomware, Malware oder Phishing

Zum Glück sind sich die Übersetzungsunternehmen solcher Risiken in hohem Maße bewusst. Eine Umfrage des US-Verbands Association of Language Companies aus dem Jahr 2023 ergab, das bei über 80 Prozent Richtlinien und Verfahren zur Bekämpfung von Cybersicherheit galten. Insbesondere hatte mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen bereits „Mechanismen zur Erkennung von Vorfällen eingeführt“. Darin zeigt sich ihr gemeinsames Ziel, solche Sicherheitslücken so früh wie möglich zu erkennen.

Wie werden Ihre Daten in Übersetzungsunternehmen geschützt?

Hier sind einige der wichtigen Maßnahmen, die Sprachdienstleister zur Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes in ihren Übersetzungsprozessen anwenden.

1. Starke Sicherheitsprotokolle. Sprachdienstleister verwenden sogenannte Translation Management Systems (TMS), um Aufgaben zu automatisieren, Prozesse zu straffen und eine Umgebung zu schaffen, in der mehrere Personen gemeinsam an Übersetzungsprojekten arbeiten können. Bei einem TMS werden Dateien stets direkt über eine verschlüsselte Verbindung ausgetauscht, um potenziell unsichere Übertragungen per E-Mail zu vermeiden. Zur Bearbeitung der Dateien melden sich die Übersetzer beim TMS an und müssen Dateien somit nicht auf ihren PC herunterladen.
2. Modernste Technologie. Sprachdienstleister sind technisch versiert. Bereits seit vielen Jahrzehnten arbeiten sie stets mit den neuesten Sprachtechnologien. Das bedeutet, dass sie ihre Software und Hardware laufend aktualisieren, sobald dies erforderlich ist. Ihnen ist bewusst, wie wichtig die umgehende Implementierung von Sicherheitspatches ist, um immer wieder neue Bugs zu beheben.

Technologieautomatisierung ist gerade im Moment ein wichtiger Schwerpunkt für Übersetzungsunternehmen auf der ganzen Welt, da sie ihre Workflows effizienter gestalten und Markteinführungszeiten verkürzen müssen. Mit der Automatisierung sinkt gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern in den Übersetzungsprozessen. Denn gerade Letztere haben sich  als häufige Ursache von Datenschutzverletzungen erwiesen.

• Ständige Fortbildung. Durch umfassende interne Schulungen stellen Sprachdienstleister sicher, dass sowohl fest angestellte Mitarbeiter als auch freiberufliche Linguisten lernen, wie sich Bedrohungen erkennen und verdächtige Cyberaktivitäten umgehend melden lassen. Bei allen Sprachdienstleistern gelten Vorgaben zur sicheren Dateiübertragung. Sie alle nutzen mehrstufige Authentifizierungsprozesse, damit nur autorisierte Mitarbeiter auf Übersetzungssysteme und Dateien zugreifen können. Zudem werden Linguisten im Umgang mit sensiblen Informationen geschult, mit denen sie während ihrer Arbeit in Kontakt kommen.

Da Sprachdienstleister nicht selten Dutzende von Sprachen und Fachgebieten anbieten, arbeiten sie weltweit mit zahlreichen qualifizierten Übersetzern zusammen. Die meisten davon sind freiberuflich tätig. Aus diesem Grund werden in der Regel Vertraulichkeitsvereinbarungen geschlossen und Hintergrundüberprüfungen angestellt.

• Sichere Datenspeicherung. Übersetzungsunternehmen nutzen verschlüsselungsgesicherte Cloud-Systeme und bieten praktische sowie sichere Datenspeicherung. Updates erfolgen automatisiert, und Cloud-Lösungen profitieren von einer 24-Stunden-Überwachung gegen Cyberbedrohungen.
• Globale Compliance-Expertise. Als Anbieter grenzüberschreitender Dienstleistungen wissen Sprachdienstleister, wie wichtig die Einhaltung von Vorschriften in allen Regionen der Welt ist. Datenschutzgesetze können von Land zu Land variieren und werden zunehmend zum Standard. Herausforderungen im Übersetzungsprozess entstehen, wenn der genaue Inhalt von Dateien vor ihrer Übermittlung nicht immer bekannt ist und Übersetzungen für ein Drittland beauftragt werden, das weder in die rechtliche Zuständigkeit des Kunden noch des Sprachdienstleisters fällt. Genau diese Komplexität des Datenschutzes und der Compliance für Sprachdienste hat dazu geführt, dass Datensicherheitspraktiken in der Branche einen so hohen Stellenwert einnehmen.
• Einhaltung von Qualitätsstandards. Erstklassige Sprachdienstleister unterhalten ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 und ihre Kernprozesse sind nach ISO 17100 zertifiziert. Solche Qualitätsstandards sind für die Unternehmen mit erheblichen Investitionen verbunden und Beweis dafür, dass man sich zu höchsten Qualitätsstandards bekennt. Nach ISO 27001 bestehen zudem strenge Kontrollen für die Datensicherheit.

Die t’works Garantie

Cybersicherheit gehört bei t’works zur täglichen Arbeit und liegt allen am Herzen, die mit unserem Unternehmen in Verbindung stehen. Sie hat oberste Priorität und ist für all unsere Geschäftsabläufe von entscheidender Bedeutung. Wir sind nach ISO 9001, ISO 17100 bzw. ISO 18587 (Post-Editing) zertifiziert und arbeiten nach ISO 27001. Das bedeutet, dass in unserem Unternehmen ausschließlich höchste Arbeitsstandards gelten und wir strengstens auf die Implementierung der Datensicherheit achten.

Dank unserer robusten IT-Architektur, einer verschlüsselten Datenübertragung, der Einhaltung behördlicher Auflagen und nicht zuletzt dank unseres geschulten Personals ist der Übersetzungsprozess bei t’works hochgradig geschützt gegenüber Cybersicherheitsbedrohungen.

Bei t’works sind Ihre Übersetzungsdaten in sicheren Händen.